2023-25466 – Assistant(e) des départements DSTG/D3S

  • N’importe où

Domaine : Administration d’entreprise et communication
Contrat : CDI
Description du poste :
Rattaché(e) à la Direction Générale du CEA/Cadarache, l’assistant(e) est en charge
de l’ensemble des activités de secrétariat rattachées aux départements DSTG et D3S .

Dans ce cadre, les principales missions seront les suivantes :

• Tenue de l’agenda des deux chefs de Départements/ adjointes au Directeur et de
leurs adjoints respectifs (prise de rendez-vous, organisation des réunions, réservation
des salles, préparation des documents)
• Traitement et gestion du courrier pour les deux cheffes de département et leurs assistants (frappe, mise en forme, diffusion, classement,
archivage,…), et mise en place et suivi d’éventuelles prestations de gestion
documentaire
• Organisation de réunions ou événements (préparation des dossiers, gestion des
accès, accueil des visiteurs, interfaces externes associées)
• Gestion des actions de communication et organisation des séminaires des
départements DSTG et D3S
• Réception et orientation des communications téléphoniques,
• Gestion des consommables (papeterie, informatique) et des commandes
provisionnelles,
• Organisation des missions,..

L’assistant(e) des chefs de départements/adjointes au directeur travaille en
collaboration étroite avec les secrétariats des services des départements concernés
ainsi qu’avec les deux assistantes de direction.

Titulaire d’une formation type Bac+2 en secrétariat, gestion, vous disposez d’une expérience professionnelle de 11 à 15 ans sur un poste similaire.
Compétences techniques:
Vous avez une expérience en secrétariat et assistance manager.
Vous savez structurer les différentes parties de l’activité, en accord avec l’organisation générale de l’entreprise et construire une méthode de travail à planifier les tâches et gérer les priorités pour atteindre les objectifs fixés avec un maximum d’efficacité.

Vous comprenez le degré de sensibilité des informations dans le respect strict des objectifs de la mission confiée.
Vous contribuez par ailleurs activement à l’optimisation des pratiques du secrétariat de Direction, dans un objectif de simplification des processus (mise en place de GED, classement).
Outils utilisés:
Utilisation des outils informatiques bureautiques (Pack Office, MS-Project) et applicatifs CEA disponibles au niveau d’un secrétariat.

Compétences comportementales:
Vous disposez de capacités à ne pas transmettre les informations sensibles aux personnes non habilitées à en prendre connaissance.
Rigoureux(se), organisé(e), vous respectez les règles et les délais qui vous sont impartis. Vous savez répondre rapidement et efficacement face à des situations imprévues.
Bon communicant (e), vous appréciez le travail d’équipe, savez dialoguer avec différents interlocuteurs et, assurer une relation de confiance avec des collaborateurs. 

Ville : Saint-Lez-Durance
Langue / Niveau :
Anglais : Intermédiaire
Domaine : Administration d’entreprise et communication
Contrat : CDI
Description du poste :
Rattaché(e) à la Direction Générale du CEA/Cadarache, l’assistant(e) est en charge
de l’ensemble des activités de secrétariat rattachées aux départements DSTG et D3S .

Dans ce cadre, les principales missions seront les suivantes :

• Tenue de l’agenda des deux chefs de Départements/ adjointes au Directeur et de
leurs adjoints respectifs (prise de rendez-vous, organisation des réunions, réservation
des salles, préparation des documents)
• Traitement et gestion du courrier pour les deux cheffes de département et leurs assistants (frappe, mise en forme, diffusion, classement,
archivage,…), et mise en place et suivi d’éventuelles prestations de gestion
documentaire
• Organisation de réunions ou événements (préparation des dossiers, gestion des
accès, accueil des visiteurs, interfaces externes associées)
• Gestion des actions de communication et organisation des séminaires des
départements DSTG et D3S
• Réception et orientation des communications téléphoniques,
• Gestion des consommables (papeterie, informatique) et des commandes
provisionnelles,
• Organisation des missions,..

L’assistant(e) des chefs de départements/adjointes au directeur travaille en
collaboration étroite avec les secrétariats des services des départements concernés
ainsi qu’avec les deux assistantes de direction.
Titulaire d’une formation type Bac+2 en secrétariat, gestion, vous disposez d’une expérience professionnelle de 11 à 15 ans sur un poste similaire.
Compétences techniques:
Vous avez une expérience en secrétariat et assistance manager.
Vous savez structurer les différentes parties de l’activité, en accord avec l’organisation générale de l’entreprise et construire une méthode de travail à planifier les tâches et gérer les priorités pour atteindre les objectifs fixés avec un maximum d’efficacité.

Vous comprenez le degré de sensibilité des informations dans le respect strict des objectifs de la mission confiée.
Vous contribuez par ailleurs activement à l’optimisation des pratiques du secrétariat de Direction, dans un objectif de simplification des processus (mise en place de GED, classement).
Outils utilisés:
Utilisation des outils informatiques bureautiques (Pack Office, MS-Project) et applicatifs CEA disponibles au niveau d’un secrétariat.

Compétences comportementales:
Vous disposez de capacités à ne pas transmettre les informations sensibles aux personnes non habilitées à en prendre connaissance.
Rigoureux(se), organisé(e), vous respectez les règles et les délais qui vous sont impartis. Vous savez répondre rapidement et efficacement face à des situations imprévues.
Bon communicant (e), vous appréciez le travail d’équipe, savez dialoguer avec différents interlocuteurs et, assurer une relation de confiance avec des collaborateurs. 

Ville : Saint-Lez-Durance
Langue / Niveau :
Anglais : IntermédiaireRead MoreAdministration d’entreprise et communication, CDI, Saint-Lez-DuranceExport RSS des offres – Seulement les offres à la une : Non