2023-25578 – Assistant(e) secrétaire Echelon Direction H/F

  • N’importe où

Domaine : Administration d’entreprise et communication
Contrat : CDD
Description du poste :
L’assistant(e) recherché(e) doit prendre en charge le secrétariat du Chef du Service ainsi que des affaires nécessitant un traitement particulier et/ou confidentiel.
Elle assure le secrétariat particulier du Chef du Service, suit les actes de gestion courante de la vie du service, participe aux activités de secrétariat en matière d’achat et affaires juridiques en lien avec les autres assistantes.
Elle peut également se voir confier des tâches spécifiques d’organisation matérielle liées à l’activité du Service.
De manière générale, elle assure les missions suivantes :

– Liaison avec les secrétariats des différentes Directions de la DAM,

– Secrétariat particulier du Chef du service : point quotidien d’échange, gestion des agendas, prise de rendez-vous, demandes d’entrée, réservation de salles, préparation des déplacements en lien avec l’agence de voyage et saisie dans l’outil de gestion,

– Suivant les instructions du Chef du Service, transmission des notes, pour mise en circulation ou diffusion au sein du Service et intégration dans les ressources informatiques partagées du service,

– Relecture et mise en forme des documents (courriers, contrats…),

– Centralisation, le contrôle et la vérification des parapheurs à la signature du Chef de service, suivant les règles du service,

– Participation aux réunions de management et du service, pour ce qui concerne les informations d’ordre général, administratif ou réglementaire.
 Les activités du poste à mener en lien avec les autres assistantes du service =>

– Enregistrements du courrier dans l’outil de GCAO,
– Relecture et mise en forme des documents (courriers, contrats…),
– Constitution de parapheurs à la signature des chefs de bureaux et service et suivi du circuit de signature,
– Envoi des contrats pour signature aux industriels puis diffusion en interne DAM,
– Classement et archivage dans le respect des règles du service,
– Gestion des dépôts mensuels en Commission Consultative des Marchés, saisie dans l’outil informatique,
– Etablissement dans SAP de certains actes de gestion courante liés aux besoins du service, la gestion des fournitures de bureau et autres consommables,
– Préparation des déplacements des personnels du Service en lien avec l’agence de voyage et saisie dans l’outil de gestion,
– Prise en charge de certaines missions ponctuelles en fonction des impératifs du service (priorités, urgences, permanence…).

Le poste permet une grande diversité d’interactions avec les directions du CEA ainsi qu’en interne au Service.
Le poste requière savoir être et sens du service.

« Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l’intégration des personnes en situation d’handicap, cet emploi est ouvert à tous et à toutes ».
« Participant à la protection nationale, une enquête administrative est réalisée pour tous les salariés du CEA afin d’assurer l’intégrité et la sécurité de la nation. »

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d’organisation et d’adaptation et savez gérer les priorités.
Votre sens du relationnel, votre réactivité et votre autonomie seront vos atouts pour répondre aux nombreux interlocuteurs et sollicitations du secrétariat.
Vous possédez une formation initiale administrative (Bac/Bac + 2) et avez une expérience professionnelle dans la gestion/le secrétariat, de minimum 5 ans.
Vous maîtrisez le pack office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et avez une bonne orthographe.
Alors cette mission est faite pour vous !
Ville : 26 Rue de la Piquetterie, 91680 Bruyères-le-Châtel
Domaine : Administration d’entreprise et communication
Contrat : CDD
Description du poste :
L’assistant(e) recherché(e) doit prendre en charge le secrétariat du Chef du Service ainsi que des affaires nécessitant un traitement particulier et/ou confidentiel.
Elle assure le secrétariat particulier du Chef du Service, suit les actes de gestion courante de la vie du service, participe aux activités de secrétariat en matière d’achat et affaires juridiques en lien avec les autres assistantes.
Elle peut également se voir confier des tâches spécifiques d’organisation matérielle liées à l’activité du Service.
De manière générale, elle assure les missions suivantes :

– Liaison avec les secrétariats des différentes Directions de la DAM,

– Secrétariat particulier du Chef du service : point quotidien d’échange, gestion des agendas, prise de rendez-vous, demandes d’entrée, réservation de salles, préparation des déplacements en lien avec l’agence de voyage et saisie dans l’outil de gestion,

– Suivant les instructions du Chef du Service, transmission des notes, pour mise en circulation ou diffusion au sein du Service et intégration dans les ressources informatiques partagées du service,

– Relecture et mise en forme des documents (courriers, contrats…),

– Centralisation, le contrôle et la vérification des parapheurs à la signature du Chef de service, suivant les règles du service,

– Participation aux réunions de management et du service, pour ce qui concerne les informations d’ordre général, administratif ou réglementaire.
 Les activités du poste à mener en lien avec les autres assistantes du service =>

– Enregistrements du courrier dans l’outil de GCAO,
– Relecture et mise en forme des documents (courriers, contrats…),
– Constitution de parapheurs à la signature des chefs de bureaux et service et suivi du circuit de signature,
– Envoi des contrats pour signature aux industriels puis diffusion en interne DAM,
– Classement et archivage dans le respect des règles du service,
– Gestion des dépôts mensuels en Commission Consultative des Marchés, saisie dans l’outil informatique,
– Etablissement dans SAP de certains actes de gestion courante liés aux besoins du service, la gestion des fournitures de bureau et autres consommables,
– Préparation des déplacements des personnels du Service en lien avec l’agence de voyage et saisie dans l’outil de gestion,
– Prise en charge de certaines missions ponctuelles en fonction des impératifs du service (priorités, urgences, permanence…).

Le poste permet une grande diversité d’interactions avec les directions du CEA ainsi qu’en interne au Service.
Le poste requière savoir être et sens du service.

« Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l’intégration des personnes en situation d’handicap, cet emploi est ouvert à tous et à toutes ».
« Participant à la protection nationale, une enquête administrative est réalisée pour tous les salariés du CEA afin d’assurer l’intégrité et la sécurité de la nation. »
Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d’organisation et d’adaptation et savez gérer les priorités.
Votre sens du relationnel, votre réactivité et votre autonomie seront vos atouts pour répondre aux nombreux interlocuteurs et sollicitations du secrétariat.
Vous possédez une formation initiale administrative (Bac/Bac + 2) et avez une expérience professionnelle dans la gestion/le secrétariat, de minimum 5 ans.
Vous maîtrisez le pack office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et avez une bonne orthographe.
Alors cette mission est faite pour vous !
Ville : 26 Rue de la Piquetterie, 91680 Bruyères-le-ChâtelRead MoreAdministration d’entreprise et communication, CDD, 26 Rue de la Piquetterie, 91680 Bruyères-le-ChâtelExport RSS des offres – Seulement les offres à la une : Non