Offre d’emploi CDD IT : Assistant.e en gestion administrative H/F (TOULOUSE – Occitanie Ouest) Ref:UMR5213-STETRI-025

  • N’importe où

Description principale de l’offre d’emploi :
1/ Secrétariat du directeur et de l’équipe de direction :
– Traiter le courrier et gérer les agendas
– Assurer la logistique des réunions et des déplacements (réservations transport et hébergement) pour le directeur, l’équipe de direction et les chargées de missions
– Suivre, classer et archiver les dossiers
– Assurer le secrétariat des différentes instances de pilotage du laboratoire (conseil de laboratoire, conseil scientifique, comité des services, …) : préparer les ordres du jour et les trames de relevés de décisions, prendre des notes lors des réunions puis rédiger les relevés de décisions
– Contribuer à la collecte et à la diffusion des données de pilotage (informations institutionnelles, notes, circulaires, …)
– Centraliser, archiver et mettre à jour les partenariats, les participations à des fédérations ou réseaux, les projets déposés
– Participer au suivi des dossiers transverses (hygiène et sécurité, bâtiment, démarche d’amélioration continue, …)
2/ Support aux différentes activités du service affaires générales :
– Intervenir dans la gestion des carrières des personnels : assurer les actes administratifs courants dans le cadre de différentes campagnes RH
– Assurer le rôle de correspondant.e formation
– Prendre en charge la gestion des actions de communication institutionnelle :
Organisation matérielle et logistique de manifestations internes ou externes (repas, séminaires, visite « type » direction, …)
Gestion des différents listings de contact (anciens, partenaires, …)
Mise en forme et actualisation de supports de communication du laboratoire (plaquette, guide, …) et gestion des goodies : commande et stock
Mises à jour des contenus institutionnels du site internet (agenda, actualités, …)
Gestion du site intranet et suivi de son alimentation et de ses mises à jour
– Prendre le relai sur l’activité accueil du laboratoire pour assurer une continuité de service minimum
https://emploi.cnrs.fr/Offres/CDD/UMR5213-STETRI-025/Default.aspx

Description principale de l’offre d’emploi :
1/ Secrétariat du directeur et de l’équipe de direction :- Traiter le courrier et gérer les agendas- Assurer la logistique des réunions et des déplacements (réservations transport et hébergement) pour le directeur, l’équipe de direction et les chargées de missions- Suivre, classer et archiver les dossiers- Assurer le secrétariat des différentes instances de pilotage du laboratoire (conseil de laboratoire, conseil scientifique, comité des services, …) : préparer les ordres du jour et les trames de relevés de décisions, prendre des notes lors des réunions puis rédiger les relevés de décisions- Contribuer à la collecte et à la diffusion des données de pilotage (informations institutionnelles, notes, circulaires, …)- Centraliser, archiver et mettre à jour les partenariats, les participations à des fédérations ou réseaux, les projets déposés- Participer au suivi des dossiers transverses (hygiène et sécurité, bâtiment, démarche d’amélioration continue, …)2/ Support aux différentes activités du service affaires générales :- Intervenir dans la gestion des carrières des personnels : assurer les actes administratifs courants dans le cadre de différentes campagnes RH – Assurer le rôle de correspondant.e formation- Prendre en charge la gestion des actions de communication institutionnelle :Organisation matérielle et logistique de manifestations internes ou externes (repas, séminaires, visite « type » direction, …)Gestion des différents listings de contact (anciens, partenaires, …)Mise en forme et actualisation de supports de communication du laboratoire (plaquette, guide, …) et gestion des goodies : commande et stockMises à jour des contenus institutionnels du site internet (agenda, actualités, …)Gestion du site intranet et suivi de son alimentation et de ses mises à jour- Prendre le relai sur l’activité accueil du laboratoire pour assurer une continuité de service minimum
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